Jednostka I – Konserwacja dokumentów

Spis treści pozwala nam automatycznie utworzyć listę nagłówków i sekcji pod dokumentem. Jest to pomocne (i prawie obowiązkowe) w dokumentach zawierających kilka modułów i wiele stron. Ponadto, w przypadku eksportu do formatu PDF lub strony internetowej, odniesienia do tabeli stają się klikalnymi linkami do ich sekcji.

Działanie 1: Najpierw identyfikujemy jednego lub więcej uczestników, którzy nie wiedzą, jak utworzyć spis treści, i prosimy ich o opisanie procesu, którego używają do wygenerowania indeksu w swoich dokumentach. Zrozumienie tego, co jest złe, a co można poprawić, jest niezbędne dla tego szkolenia.

Aby wstawić spis treści, należy przejść do menu Referencje i kliknąć na Spis treści.

Pojawi się pusty spis treści. Aby wypełnić go linkami, każda sekcja naszego dokumentu musi być zatytułowana nagłówkiem. Nagłówki to specjalne akapity, które identyfikują różne części naszego dokumentu i są wykorzystywane przez TOC do stworzenia listy referencyjnej. Domyślnie do budowy TOC używane są tylko trzy pierwsze poziomy nagłówków. Aby wybrać poziom nagłówka, umieść kursor na tytule i wybierz nagłówek w Dom -> Style.

Następnie będziemy musieli zaktualizować nasz spis treści. Kliknij na TOC, który stworzyliśmy i wybierz opcję Aktualizuj tabelę.

Zadanie 2: Poproś uczniów o utworzenie spisu treści na czterech poziomach. Obserwuj ich zdolność do znajdowania nowych informacji i rozwiązywania problemów w celu dostosowania tempa do pozostałych narzędzi.

Podobnie, możemy stworzyć tabelę rysunków dla zdjęć i tabel, które mamy w naszym dokumencie. Jest to klucz w dokumentach, w których wstawiliśmy wiele wykresów lub wykresów.

W tym celu musimy kliknąć, na przykład, na obrazek, a następnie kliknąć na Referencje -> Wstaw tytuł:

Następnie otworzy się następujące okno:

Po utworzeniu co najmniej jednego podpisu, możemy utworzyć tabelę rysunków, przechodząc do zakładki Referencje -> Wstaw tabelę rysunków. Spis ten zachowuje się podobnie jak spis treści.

Zadanie 3: Poproś trzech lub czterech uczestników, aby znaleźli mały fragment tekstu w Internecie i umieścili go w komputerze nauczyciela oraz powiedzieli im, aby podali źródło. Przestrzegać wyników i odpowiednio przygotować wyjaśnienie.

Jedną z najbardziej użytecznych, a jednocześnie niewykorzystanych funkcji jest możliwość automatycznego zarządzania źródłami naszego dokumentu oraz wstawiania cytatów i tabel bibliograficznych.

Dzięki temu możemy modyfikować i aktualizować źródła po ich wprowadzeniu, a program Word automatycznie odświeży wszystkie odniesienia w dokumencie. Pozwoli nam to również na automatyczne konstruowanie bibliografii, podobnie jak w przypadku spisu treści.

Aby dodać cytat do naszej źródłowej bazy danych przejdź do References -> Insert Citation:

Tutaj będziemy mogli dodać nowe cytat do naszego tekstu. Dodatkowo, w zakładce Referencje -> Styl, możemy również wybrać styl, który chcemy zastosować do naszego cytatu.

Źródło nie tylko zostanie dodane do dokumentu, ale również będzie częścią jego źródeł. W pewnym momencie możemy stworzyć bibliografię klikając na Referencje -> Bibliografia. Będzie on zawierał listę źródeł podobnych do spisu treści.

Zadanie 4: Sprawdźmy, jak bardzo obserwatywni są nasi uczniowie. Przygotuj swoje kartony Plickers i zapytaj uczniów, czy musimy znać źródło, aby dodać cytat. Prawidłowa odpowiedź: NIE, ponieważ możemy dodać miejsce z tego samego menu, co nowe źródło.

Oczywiste jest, że możemy sformatować nasz dokument tak, jak chcemy, i całkowicie zmienić jego wygląd z domyślnego stylu.

Mamy dwa sposoby, aby to zrobić: ręczny sposób, indywidualnie zmieniając kolory, rozmiary, marginesy i pozostałe właściwości każdego fragmentu tekstu, lub możemy zdefiniować domyślny styl naszego dokumentu i pozwolić Microsoft Word format zawartości dla nas.

Zaleta jest oczywista: nie tylko oszczędzamy dużo czasu nie tylko poprzez brak konieczności ręcznej edycji każdego akapitu, ale również pozwala nam to na tworzenie szablonów i ponowne użycie tego samego stylu dla wielu dokumentów. Na przykład, jeśli chcemy napisać treść pełnego kursu i każdy dokument musi mieć ten sam styl, to jest to droga do przebycia.

Słowo definiuje je dla każdego akapitu lub sekcji. Posiada już kilka domyślnych stylów dla części wspólnych (tytuły, nagłówki, stopki, itp.), ale możemy dodać własne style.

Znajdujemy sekcję do zastosowania i modyfikacji stylów w Home -> Style. Jeśli najechamy myszą na jeden ze stylów, wyświetli się on w dokumencie, jak będzie wyglądał. Jeśli klikniemy na nią, zmieni ona styl tekstu pod kursorem.

Aby zmodyfikować style, musimy kliknąć na strzałkę w lewym rogu sekcji Style.

Działanie 5: Poproś uczestników o utworzenie trzech hiperłączy i zmianę ich właściwości (kolor, rozmiar czcionki itp.) poprzez użycie stylów.

Działanie 6: Utrudnić jeszcze bardziej: poprosić ich o zmianę koloru już odwiedzonych hiperłączy. Wskazówka: będą musieli pokazać wszystkie style.