Unit I – Document Mainentance

La tabella dei contenuti consente di creare automaticamente una lista di intestazioni e di sezioni all’interno del documento. Ciò è utile (o quasi obbligatorio) nei documenti con più moduli e più pagine. Inoltre, una volta esportati in formato Pdf o simili, i riferimenti della tabella diventano cliccabili a sinistra delle loro sezioni.

Attività 1: In primo luogo identifichiamo uno o più partecipanti che non sanno creare una tabella di contenuti e chiediamo loro di descrivere il processo che useranno per generare un indice nei loro documenti. La comprensione di ciò che è sbagliato e di ciò che può essere migliorato è essenziale per questa formazione.

Per inserire una tabella di contenuti, abbiamo bisogno di andare al menu Riferimenti e cliccare su Tabella dei Contenuti (TOC).

Apparirà una tabella nuova di contenuti. Per riempirla con i link, ad ogni sezione del documento deve essere attribuita un’intestazione (heading). Ogni heading è un paragrafo speciale che identifica le diverse sezioni del documento ed è usata dalla TOC per creare la lista dei riferimenti. Da default, ci sono solo tre livelli di heading utilizzabili per costruire la TOC. Per individuare un livello di heading si seleziona il titolo e si sceglie un’intestazione da Home -> Titolo.

Per aggiornare la tabella dei contenuti cliccate sulla TOC, create e scegliete Update Table.

Attività 2: Chiedete ai discenti di creare una tabella di contenuti di quattro livelli. Osservate la loro abilità nel trovare le nuove informazioni e risolvere i problemi.

Allo stesso modo, si può creare un indice di figure per immagini e tabelle che abbiamo nel documento. Questo è importante nei documenti che contengono molti diagrammi o grafici.

Per fare ciò, selezionate un’immagine, poi cliccate Riferimenti ->Inserisci didascalia (caption):

Quindi si aprirà la seguente finestra:

Dopo aver creato almeno una didascalia, si può generare una tabella di figure cliccando su: Referimenti -> Inserisci indice delle figure. Quest’ultimo avrà le stesse caratteristiche della tabella dei contenuti.

Attività 3: Chiedete a 3 o 4 partecipanti di cercare un piccolo testo su Internet, di inviarlo al computer dell’insegnante e di citarne la fonte. Osservate i risultati e preparate la relativa spiegazione.

La possibilità di gestire automaticamente le fonti del documento, di inserire le citazioni e la bibliografia è una caratteristica utile, ma non molto utilizzata.

Questo consente di modificare e di aggiornare le fonti anche dopo averle inserite, e Word aggiorna automaticamente tutti i riferimenti presenti nel documento. La creazione della bibliografia è simile a quella della TOC.

Per aggiungere una citazione al database andiamo a Riferimenti -> Inserisci Citazione:

Adesso siamo in grado di aggiungere una nuova citazione al testo. Inoltre, sotto Riferimenti -> Stili possiamo anche selezionare lo stile da usare nella nostra citazione.

La fonte non sarà solo aggiunta al documento, sarà anche parte delle fonti dello stesso. A questo punto, possiamo creare una bibliografia cliccando su Riferimenti -> Bibliografia. Fornirà una lista di fonti simile a quella della TOC.

Attività 4: Controllate la capacità di osservazione dei discenti. Preparate i vostri cartoncini Plickers e chiedete agli studenti se hanno bisogno di conoscere la fonte per aggiungere la citazione. Risposta corretta: NO, poiché può essere aggiunto un segnaposto (placeholder) usando lo stesso menu di quello utilizzato per aggiungere una nuova fonte.

Il vantaggio è scontato: non solo si risparmia molto tempo evitando di selezionare i vari paragrafi, ma ci consente anche di creare dei modelli (templates) e di riutilizzarli per altri documenti. Per esempio, se volessimo relazionare sul contenuto di un intero corso e ogni documento presenta lo stesso stile, questa sarebbe la modalità da seguire.

Word definisce lo stile per ogni paragrafo o sezione, ha già diversi stili per le parti comuni (titolo, intestazioni, piè di pagina, etc.), ma se ne possono aggiungere altri.

Per modificare o applicare gli stili clicchiamo su Home -> Stili. Se passiamo il mouse (senza selezionare) sopra gli stili, possiamo vedere un’anteprima dello stile del documento. Se clicchiamo su uno stile, attribuiremo al testo lo stile selezionato.

Per modificare gli stili dobbiamo cliccare il quadratino in basso a destra nella sezione Stili.

Attività 5: Chiedete ai partecipanti di creare 3 hyperlink (collegamento ipertestuale) e cambiate le proprietà (colori, carattere, dimensione, etc.) usando gli stili.

Attività 6: Aumentate la difficoltà, chiedendo loro di modificare il colore degli hyperlink già visitati. Suggerimento: necessiteranno di tutti gli stili.